Πώς να πραγματοποιείτε παραγωγικές συναντήσεις με τους υπαλλήλους σας

Στο παρακάτω άρθρο, μέλος του συμβουλίου επικοινωνίας και δημοσίων σχέσεων του Forbes αλλά και διευθυντής μάρκετινγκ Haseeb Tariq, αναλύει τους τρόπους με τους οποίους ένα meeting με τον υπάλληλο σας θα μπορέσει να επιφέρει πιο παραγωγικά αποτελέσματα και πιο σαφή πορίσματα.

“Στις προσωπικές μου συναντήσεις με τους υπαλλήλους μου,  πηγαίνω προετοιμασμένος για μια δύσκολη συζήτηση. Ο σκοπός αυτής της συγκεκριμένης συνάντησης, είναι να συζητήσουμε γιατί το άτομο δεν ήταν τόσο παραγωγικό στα εργασιακά του καθήκοντα και στη συνέχεια να μου ξεκαθαρίσει εάν θα έκανε προσπάθειες να βελτιωθεί στο μέλλον. Σε αυτό το προσωπικό meeting λοιπόν, του εξηγώ τις προσδοκίες μου ως προς την βελτίωση του για να προχωρήσει, έτσι ώστε αυτό το γεγονός να μην επαναληφθεί.

Πάντοτε καταλήγω σε μια ειλικρινή συζήτηση για το πώς νιώθουμε και οι δύο πλευρές. Υπάρχουν πολλά οφέλη από τις τακτικές προσωπικές συναντήσεις, όπως το να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας γνωρίζουν ότι ενδιαφέρεστε για την παρακολούθηση της απόδοσης τους. Η συνάντηση με έναν υπάλληλο πρέπει να είναι πάντα ατομική και να μην διαρκεί  περισσότερο από μία ώρα. Θα ήταν το ιδανικό, το να προγραμματίζετε meeting με τους υπαλλήλούς σας, τουλάχιστον μία φορά το μήνα, αν όχι κάθε δεύτερη εβδομάδα, για καλύτερα αποτελέσματα.

Οι προσωπικές συναντήσεις είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να καταλάβετε τα μέλη της ομάδας σας και να διαχειριστείτε την απόδοσή τους. Αλλά δεν είναι πάντα εύκολο να γνωρίζετε πώς να προετοιμαστείτε ή ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές για να αντιμετωπίσετε έναν υπάλληλο. Θα απαντήσω σε αυτές τις ερωτήσεις, ώστε τα meetings με το προσωπικό σας να είναι παραγωγικά.”

1. Καθορίστε στόχους για τη συνάντηση

Ο σκοπός της συνάντησης είναι να εντοπιστούν πιθανά ζητήματα, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να έχετε τακτικές συναντήσεις με τους υπαλλήλους σας. Θα πρέπει επίσης να είστε συγκεκριμένοι για το τι επρόκειτο να συζητήσετε και εάν υπάρχει ένα συγκεκριμένο ζήτημα που θα θέλατε να αντιμετωπιστεί.

Καθορίστε τους στόχους της συζήτησης πριν ξεκινήσετε το meeting, ώστε να γνωρίζετε πού θα καταλήξει από την αρχή. Μπορεί να φαίνεται απλό και αυτονόητο, αλλά το γεγονός ότι κάποιος μοιράζεται την άποψη του  ή συμβουλές, δεν σημαίνει ότι κάνει καλά τη δουλειά του. Τα προσωπικά meetings, είναι ωφέλιμα και για τις δύο πλευρές, για τους υπαλλήλους σας που σας παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την εξέλιξη των πραγμάτων και για εσάς ως εργοδότη ώστε να βεβαιωθείτε ότι όλα αντιμετωπίζονται σωστά.

2. Ορίστε μια ατζέντα με συγκεκριμένα θέματα και χρονικά όρια

“Η μεγαλύτερη απογοήτευσή μου όταν διαχειριζόμουν προσωπικά τους υπαλλήλους μου ήταν ότι οργάνωνα τα θέματα συζήτησης σε μία ατζέντα, αλλά στη συνέχεια βρισκόμουν σε μια συνομιλία που δεν είχε καμία σχέση με αυτό για το οποίο υποτίθεται ότι θα μιλούσαμε. Περιττό να πω ότι αυτό με έκανε να αισθανθώ ότι δεν άξιζε να αφιερώνω χρόνο στην προετοιμασία για τις συναντήσεις γιατί δεν κατέληγαν όπως έπρεπε.”

Ως εργοδότης, είναι δουλειά σας να διατηρήσετε τη συζήτηση επί του θέματος. Θα πρέπει να έχετε ένα ή περισσότερα θέματα έτοιμα για τη συνάντηση. Προσπαθήστε να ορίσετε ένα χρονικό όριο για κάθε θέμα, ώστε να μπορείτε να ολοκληρώσετε όσο το δυνατόν περισσότερα σε μία συνεδρία χωρίς να ξεφεύγετε από το πρόγραμμα.

3. Προγραμματίστε συναντήσεις τις στιγμές που οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να είναι παραγωγικοί

Μπορείτε να προγραμματίσετε τα meetings σας, μια συγκεκριμένη στιγμή της ημέρας ή της εβδομάδας, όπου οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να είναι πιο παραγωγικοί. Η πιο βέλτιστη ώρα για να κλείσετε μια συνάντηση είναι την Τρίτη στις 10:30 μ.μ., σύμφωνα με μια μελέτη που διεξήχθη από το YouCanBookMe, μια εταιρεία λογισμικού προγραμματισμού με έδρα το Ηνωμένο Βασίλειο. Η ομάδα ανέλυσε δεδομένα από 530.000 συνάντησεις και διαπίστωσε ότι αυτή ήταν η περίοδος που οι περισσότεροι άνθρωποι ήταν πιο συγκεντρωμένοι.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματίσει τις προσωπικές συναντήσεις σε διαφορετικό χρόνο από τις συνηθισμένες συναντήσεις προσωπικού ή άλλες εκδηλώσεις της εταιρείας.

4. Γράψτε μια ατζέντα

Οι προσωπικές συναντήσεις πρέπει πάντα να περιλαμβάνουν μια ατζέντα που να έχει συμφωνηθεί εκ των προτέρων, έτσι ώστε και οι δύο πλευρές να γνωρίζουν τι θα συζητηθεί κατά τη διάρκεια του meeting. Για την προετοιμασία, συνοψίστε τον σκοπό της συνάντησής σας στην ατζέντα. Ένα καλό σχεδιάγραμμα θα πρέπει να περιλαμβάνει τον στόχο της συνάντησης, γιατί συναντιέστε, τι θέλετε να επιτύχετε και ποιος πρέπει να είναι παρόν στην συνάντηση.

Οι παραγωγικές ατομικές συναντήσεις είναι σπάνιες στον σημερινό χώρο εργασίας. Ωστόσο, αν πάτε προετοιμασμένοι και προγραμματίσετε την συνάντηση την κατάλληλη ώρα της ημέρας -και για τις δύο πλευρές-, μπορεί η συνάντηση να αποδώσει καρπούς και να είναι πιο αποτελεσματική, χωρίς να χάνεται ο χρόνος κανενός.

Αφήστε μια απάντηση

Your email address will not be published. Required fields are marked *

top